Ressourcenplanung: Auswertungen

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Zwei Auswertungen zeigen, wie Bedarf, Planung und Ist zueinander stehen:

• Übersicht: eine Regionalstelle mit allen Mitarbeitenden, zusammengefasst pro Bereich.
• Statistik MitarbeiterIn: eine einzelne Person, aufgeschlüsselt pro Planungs-Typ.

In beiden Auswertungen wird nichts erfasst; alle Werte stammen aus Bedarf, Einsatzplanung, Mitarbeitenden-Daten und den erfassten Veranstaltungen und Beratungen. Wie die Werte berechnet werden, ist unter Berechnungen beschrieben, mit einem Rechenbeispiel.

Übersicht

Die Übersicht befindet sich unter Ressourcenplanung > Übersicht. Nach der Auswahl von Regionalstelle und Berichtsperiode erscheinen ein Diagramm und eine Tabelle:

Anzeige schaltet zwischen zwei Einheiten um:

• Std: Alle Werte in Stunden der Berichtsperiode.
• %: Alle Werte in Stellenprozent. Umgerechnet wird mit den Stunden einer Vollzeitstelle der Regionalstelle (Jahres-Sollarbeitszeit brutto × Soll-Arbeitszeit brutto pro Tag, z.B. 260 × 8.4 = 2'184 Std.).

Diagramm

Pro Bereich drei Balken: Bedarf, Geplant und Ist.

Tabelle

Zeilen oben:

• Bedarf: Der Bedarf pro Bereich (Veranstaltungen, Beratungen und schulhausnahe Aktivitäten).
• Total Stellen: Die Summe der Spalte, umgerechnet in Vollzeitstellen.
• in % von Total Stellen: Total Stellen der Spalte im Verhältnis zur Summe des Beschäftigungsgrads aller Mitarbeitenden.
• Total Stunden: Die Summe der Spalte in Stunden.

Danach pro Mitarbeiterin / Mitarbeiter eine Zeile mit den Spalten:

• Mitarbeiter, Funktion
• Beschäftigungsgrad: Das anteilige Stellenprozent in der Berichtsperiode (siehe Anstellung).
• Sollarbeitszeit netto: Arbeitszeit nach Abzug aller Abwesenheiten, vor Abzug des Backoffice.
• pro Bereich Geplant und Ist: Die in der Einsatzplanung geplanten bzw. die geleisteten Stunden im Bereich.
• Backoffice: Sitzungen, Wissensmanagement, Leitungs- und Sekretariatsaufgaben (berechnet, nicht geplant).
• Arbeitszeit geplant: Summe der geplanten Stunden aller Bereiche plus Backoffice.
• Ist Total: Alle geleisteten Stunden der Person, inklusive Veranstaltungen ohne Planungs-Typ.
• Planabweichung: Arbeitszeit geplant minus Sollarbeitszeit netto. Negativ heisst: Die Person ist noch nicht voll verplant. Die Zelle wird eingefärbt, rot wenn die Arbeitszeit geplant die Sollarbeitszeit netto übersteigt, orange wenn sie unter 85% davon liegt.

Exportieren

Mit Exportieren wird die Tabelle als Excel-Datei heruntergeladen. Der Export folgt der gewählten Anzeige (Stunden oder Stellenprozent).

Statistik MitarbeiterIn

Die Statistik befindet sich unter Ressourcenplanung > Statistik MitarbeiterIn. Nach der Auswahl von Regionalstelle, Berichtsperiode und Mitarbeiter erscheint die Auswertung der Person. Dieselbe Auswertung steht auf der Person im Reiter Statistik zur Verfügung (siehe Mitarbeitende).

Die Kopfzeile zeigt Name, Funktion und Beschäftigungsgrad in der Berichtsperiode.

Planung pro Planungs-Typ

Die Tabelle ist nach Bereichen gruppiert und enthält pro Planungs-Typ:

• Geplant: Die geplanten Stunden aus der Einsatzplanung (bei Beratungen in Stunden umgerechnet).
• Ist: Die geleisteten Stunden.
• Differenz: Ist minus Geplant. Die Zelle wird eingefärbt, rot wenn das Ist die Planung übersteigt, orange wenn das Ist unter 85% der Planung liegt.

Fährt man mit der Maus über einen Planungs-Typ, wird angezeigt, wie viele Veranstaltungen dieses Typs die Regionalstelle in der Berichtsperiode hat.

Die Gruppe Backoffice zeigt Sitzungen, Wissensmanagement, Leitungsaufgaben und Sekretariatsarbeit. Diese Werte werden aus den Normwerten berechnet; für sie gibt es kein Ist.

Schulhausnahe Aktivitäten

Pro Schulhaus, an dem die Person eingeplant ist oder Veranstaltungen durchgeführt hat, die geplanten und die geleisteten Stunden. Die Ist-Stunden stammen aus den Veranstaltungen mit zugewiesenem Schulhaus und sind bereits im Ist ihres Planungs-Typs enthalten.

Diagramm

Zwei Balken:

• Kapazität: Die Sollarbeitszeit netto der Person.
• Geplant: Die geplanten Stunden, gestapelt nach Bereichen, plus Backoffice.

So ist auf einen Blick sichtbar, wie viel der Arbeitszeit bereits verplant ist.

Abwesenheiten und Zusammenfassung

Abwesenheiten zeigt die Abwesenheitstage und deren Begründung aus den Jahreswerten der Person.

Die Zusammenfassung vergleicht Kapazität, Planung und Ist auf zwei Stufen:

Zeile	Kapazität	Geplant	Ist
Beschäftigungsgrad	Stellenprozent
Arbeitsstunden brutto	Arbeitszeit brutto
Arbeitsstunden netto	Sollarbeitszeit netto	Geplant + Backoffice	Ist + Backoffice
Arbeitsstunden zur Verfügung Kunden	Sollarbeitszeit zur Verfügung Kunden	Geplant	Ist

• Auslastung geplant = Geplant ÷ Kapazität; wird eingefärbt (rot über 100%, orange unter 85%).
• Auslastung Ist = Ist ÷ Kapazität.

Da es für das Backoffice kein Ist gibt, wird auf der Netto-Stufe der berechnete Backoffice-Anteil auch dem Ist zugeschlagen, damit Kapazität, Planung und Ist auf derselben Basis verglichen werden. Die Zeile "zur Verfügung Kunden" zeigt das reine, effektiv geleistete Ist.

Hinweis zur Kapazität: Diagramm und Netto-Zeile vergleichen mit der Sollarbeitszeit netto (inkl. Backoffice), die Einsatzplanung dagegen mit der Sollarbeitszeit zur Verfügung Kunden (ohne Backoffice). Beides ist dieselbe Aussage auf unterschiedlicher Stufe.