Ressourcenplanung

Mit dem Modul Ressourcenplanung planen Regionalstellen (BIZ), wie sie die verfügbare Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden auf die angebotenen Dienstleistungen verteilen. Pro Berichtsperiode werden drei Grössen einander gegenübergestellt:

• Kapazität: Wie viele Stunden stehen den Mitarbeitenden für Kundenarbeit zur Verfügung?
• Bedarf: Wie viele Stunden braucht es für die geplanten Veranstaltungen, Beratungen und schulhausnahen Aktivitäten?
• Geplant: Wie viele Stunden werden welcher Mitarbeiterin / welchem Mitarbeiter zugeteilt?

Diesen Planwerten stellt BISO laufend die Ist-Stunden gegenüber, die sich aus den ohnehin in BISO erfassten Veranstaltungen und Beratungsleistungen ergeben.

Inhalt

1. Einrichtung: Modul einschalten, Rollen, Berichtsperioden, Normwerte, Bereiche, Planungs-Typen
2. Mitarbeitende: Anstellungen und Jahreswerte pro Person
3. Bedarf: Bedarf erfassen und prüfen
4. Einsatzplanung: Stunden den Mitarbeitenden zuteilen
5. Auswertungen: Übersicht, Excel-Export, Statistik pro MitarbeiterIn
6. Berechnungen: Wie die angezeigten Zahlen zustande kommen, mit Rechenbeispiel

Begriffe

• Berichtsperiode: Der Zeitraum, auf den sich alle Planungswerte beziehen, z.B. "SJ 2026/27" vom 01.08.2026 bis 31.07.2027. Eine Berichtsperiode muss nicht einem Kalenderjahr entsprechen.
• Regionalstelle (BIZ): Die Organisationseinheit, für welche geplant wird. Normwerte, Bedarf und Einsatzplanung werden jeweils pro Regionalstelle erfasst.
• Bereich: Eine Gruppierung der Dienstleistungen, z.B. "Jugendliche", "Erwachsene". Bereiche strukturieren Bedarfsübersicht, Einsatzplanung und Auswertungen.
• Veranstaltung-Planungs-Typ: Fasst gleichartige Veranstaltungen über mehrere Berichtsperioden hinweg zusammen, z.B. "Veranstaltungen Jugendliche". In BISO wird pro Berichtsperiode ein eigener Veranstaltungs-Container erfasst; über den Planungs-Typ erkennt die Ressourcenplanung, dass es sich um dieselbe Tätigkeit handelt. Zwei Planungs-Typen sind fest vorgegeben:
  • Beratungen: Beratungsfälle. Bedarf und Planung werden hier in Anzahl Fällen erfasst, die Stunden rechnet BISO aus den Normwerten.
  • Schulhausnahe Aktivitäten: Einsätze an Schulhäusern. Der Bedarf wird pro Schulhaus ermittelt.
• Kapazität: Die Stunden, die eine Person in einer Berichtsperiode für Kundenarbeit zur Verfügung hat. Sie ergibt sich aus Anstellung, Normwerten der Regionalstelle und Abwesenheiten.
• Bedarf: Die Soll-Stunden (bzw. Soll-Fälle) pro Planungs-Typ, Bereich, Regionalstelle und Berichtsperiode.
• Geplant: Die Stunden (bzw. Fälle), die einer Person pro Planungs-Typ und Bereich in der Einsatzplanung zugeteilt sind.
• Ist: Die tatsächlich geleisteten Stunden. Sie stammen aus den erfassten Veranstaltungs-Terminen der Mitarbeitenden sowie aus den Leistungen an Beratungsterminen. Das Ist wird nicht separat erfasst.

Wie die einzelnen Werte berechnet werden, ist unter Berechnungen beschrieben.

Ablauf

Die Ressourcenplanung folgt typischerweise diesem Ablauf pro Berichtsperiode:

1. Einmalig einrichten: Modul einschalten, Ressourcenplaner/innen berechtigen, Bereiche und Planungs-Typen definieren (siehe Einrichtung).
2. Berichtsperiode vorbereiten: Berichtsperiode anlegen und die Normwerte pro Regionalstelle erfassen, am einfachsten durch Kopieren aus der Vorperiode (siehe Einrichtung).
3. Veranstaltungen zuordnen: Die Veranstaltungs-Container der neuen Periode einem Bereich und Planungs-Typ zuweisen (siehe Einrichtung).
4. Mitarbeitende erfassen: Anstellungen pflegen und pro Person die Jahreswerte der Berichtsperiode erfassen, z.B. Abwesenheiten (siehe Mitarbeitende).
5. Bedarf festlegen: In der Bedarfsübersicht die Soll-Werte pro Planungs-Typ, für Beratungen und pro Schulhaus erfassen (siehe Bedarf).
6. Einsatz planen: In der Einsatzplanung den Bedarf auf die Mitarbeitenden verteilen, abgestimmt auf deren Kapazität (siehe Einsatzplanung).
7. Laufend kontrollieren: In Übersicht und Statistik Bedarf, Planung und Ist vergleichen (siehe Auswertungen).

Voraussetzungen

• Das Modul ist in den Parametern eingeschaltet.
• Die Benutzerin / der Benutzer hat die Rolle Ressourcenplaner/in oder ist Administrator/in.

Details siehe Einrichtung.